Müdürlük Hakkında

ENCÜMEN TOPLANTILARI: 

08.12.2020 tarih ve 2020/1843 sayılı Encümen Kararı ile Buca Belediyesi Encümen Toplantılarının her hafta Salı günü saat 14:30'da yapılmasına karar verilmiştir.

GÖREVLERİ:

1. Belediyeye fiziki ve elektronik olarak (KEP ve UETS üzerinden) intikal eden tüm dilekçe ve Kamu Kurum ve Kuruluş evraklarının kaydının EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) üzerinden kayıtlarının yapılması, ilgili müdürlüklere havalesinin yapılması ve müdürlüklerden gönderilen giden evrakların posta, KEP(Kayıtlı Elektronik veya kurye vasıtasıyla gönderilmesini sağlamak
2. Meclis gündemlerini hazırlamak, ilan panosuna asmak, internette yayınlamak, parti gruplarına mail dağıtımını sağlamak. Mail yoluyla internet üzerinden tüm meclis üyelerinin kurumsal mail adreslerine, ayrıca talep eden meclis üyelerine zabıta kanalıyla elden teslimat yöntemiyle dağıtım sağlanır.
3. Mecliste İhtisas komisyonlarına havale edilen evrakların, komisyonlarda incelendikten sonra tekrar bir sonraki gündeme girmesini sağlamak
4. Meclisten çıkan kararların ilgili yasa hükümlerine dayanarak yazılmasını sağlamak ve bu kararları ilgili kurum ve birimlere göndermek
5. Kesinleşmiş Meclis kararlarının ilanı panosunda ve internette yayınlanması sağlamak
6. Meclis tutanaklarının ve meclis karar tutanaklarının yazılıp meclis üyelerine dağıtımını yapmak
7. Belediye Meclisi veya Belediye Encümeni'nde görüşülmesi gereken konuların gündemini oluşturmak (Belediye Başkanınca Belirlenen)
8. Encümen kararlarını yazmak ve ilgili birimlere göndermek
9. Meclis üyeleri ve Encümen üyelerinin özlük işlemlerini yapmak
10. Encümen ve Meclis üyelerinin huzur haklarının puantajlarını yapmak
11. Müdürlük arşiviyle ilgili iş ve işlemlerin yürütülmesini sağlamak
12. 3071 sayılı dilekçe kanununa istinaden vatandaş dilekçe müracaatlarını Belediye Başkanı adına kayda alıp, ilgili birime ulaştırmak, 30 günlük süre içinde ilgili dilekçelerin çıkış kayıtlarını yapmak
13. Tüm birimlerin kamu kurum ve kuruluşlarına ulaştırılacak evraklarını posta yoluyla ulaştırmak 
14. Müdürlükte bulunan işçi ve memur çalışan ile ilgili gerekli işlemleri yürütmek (puantaj, sevk, yıllık izin v.b.)
15. Belediye kanunun 20. 21. ve 23. maddesine istinaden gerekli işlemleri yürütmek
16. Kamu kurum ve kuruluşlarından gelen duyuruları ilan panosunda ilan ederek tutanak düzenleyip ilgili birimlere ulaştırmak
17. 2886 Sayılı İhale Kanunu gereği Encümende ihaleyi gerçekleştirmek